Você sabe como criar uma gestão de frotas infalível?

Na prática, a gestão de frotas trata da administração dos veículos usados para transporte, prestação de serviços ou entregas por determinada empresa. Essa gestão é feita com base em dados como consumo, modelo, peso e rotas percorridas.

Para que a gestão de frota seja eficaz é preciso levar em consideração a otimização do aproveitamento dos veículos a fim de que ofereçam uma melhor performance, tendo assim uma diminuição de custos e possíveis problemas.

Para toda e qualquer frota

É bom ter em mente que um bom gerenciamento não é uma necessidade exclusiva de empresas que possuam frotas grandes.

Na verdade, o tipo ou a quantidade de veículos são informações irrelevantes, pois, independentemente do tamanho da frota, o importante é pensar em como organizá-la de modo a atender da melhor forma possível às demandas de funcionamento da empresa.

Por que criar uma gestão de frotas 

 Uma boa gestão de frotas é a melhor maneira de evitar o desperdício de oportunidades, tempo e dinheiro. Ter uma frota devidamente organizada é imprescindível para garantir o máximo de eficiência dos serviços, além de possibilitar que o planejamento e o controle dos processos sejam sempre feitos de forma segura e com base em dados precisos.

São consideradas a situação dos veículos, a forma como o motorista dirige o veículo, a quantidade de combustível que está sendo utilizado, bem como quais trajetos estão sendo percorridos, o que favorece obter uma melhor perspectiva para economia e resolução de possíveis entraves operacionais de maneira mais ágil e eficaz.

Assim, a principal função do gestor de frotas é verificar se ela, de maneira geral, está funcionando conforme o esperado, ou seja, se a quantidade ou a utilização dos veículos está adequada para que o potencial da frota seja aproveitado ao máximo, sem gastos demais e sem afetar a qualidade dos serviços. 

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Como criar uma gestão de frotas infalível em 4 passos

1. Avaliar separadamente cada veículo

Para saber com qual realidade está lidando, o gestor eficiente precisa criar uma lista com todos os veículos da empresa, especificando separadamente cada um dos tipos: se eles são carros, ônibus ou utilitários, por exemplo.

É bom avaliar também a situação em que eles se encontram, se estão em perfeito estado ou precisam de manutenção. Além disso, deve-se conferir e anotar diariamente o consumo de combustível e a quilometragem percorrida, comparando com o potencial de desempenho de cada veículo.

É igualmente importante manter um controle constante dos gastos com cada um desses elementos, inclusive com o pessoal, o que inclui tanto os motoristas quanto os demais funcionários, até mesmo os envolvidos na própria gestão de frotas.

Além disso, é interessante verificar, por exemplo, se os motoristas dirigem de forma segura, a fim de evitar despesas com a ocorrência de possíveis acidentes.

Após reunir essas informações, você vai ter uma visão mais ampla da situação, ter um diagnóstico mais preciso sobre o que está bom e o que pode melhorar, facilitando todo o processo de funcionamento da empresa, minimizando as chances de erros e possibilitando a prevenção e a solução de problemas que possam surgir.

2. Elaborar uma política

Uma política de gestão de frotas é a estratégia que ajuda a definir metas e estabelecer formas de alcançá-las dentro do prazo esperado.

Desta forma, é preciso ser bastante específico ao descrever os serviços oferecidos pela frota, mantendo o olhar atento a alguns parâmetros, tais como regras corporativas, direitos dos funcionários e até mesmo as devolutivas dadas pelos clientes.

Resumindo, elaborar uma política é desenvolver uma estratégia combinada, cujo objetivo, ao fim das contas, é a redução de custos e a organização funcional das demandas de trabalho.

3. Ter meios eficientes para executar a política elaborada

De nada adianta planejar todas essas estratégias de atuação, se tudo isso ficar apenas na teoria ou no papel. Mas para obter resultados de fato, é muito importante encontrar as ferramentas certas.

Uma das atitudes mais importantes é garantir a segurança, contratando bons serviços de rastreamento veicular, e oferecendo treinamento especializado para os motoristas, o que otimiza o desempenho e certamente eleva o nível de serviço prestado em relação às concorrentes.

Esse tipo de ferramenta fornece relatórios e análises servem de norte para que o gestor de frota tome decisões mais assertivas pois permitem verificar itens precisos, como se a rota utilizada foi a melhor ou se precisa ser alterada para economizar com combustível e em gastos com manutenção, por exemplo, ou mesmo julgar o desempenho dos motoristas, possibilitando o reconhecimento de quem figurar entre os melhores na função.

Fazer as escolhas corretas resulta em mais velocidade e flexibilidade na gestão dos serviços, consequentemente gera índices maiores de satisfação, amplia o número de clientes e, de quebra, demonstra organização ao cumprir tudo o que foi estabelecido na política interna da empresa.

4. Fazer um acompanhamento periódico

Após colocar todo esse passo a passo em prática, basta fazer um acompanhamento periódico, para constatar se a política definida está funcionando ou precisa de alguma adequação, seja para redução de custos, ou simplesmente para manter a frota e a equipe no rumo certo.

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