Todo bom gestor de frota precisa realizar um gerenciamento adequado para obter resultados, e uma das maneiras de se fazer isso é manter um controle dos veículos, a fim de evitar custos excessivos ou desnecessários.

O objetivo é compreender como se dá o controle de frota, para então otimizá-lo ao máximo, de modo a facilitar a tomada de decisões assertivas e o trabalho no dia a dia da empresa.

Para ajudar nessa árdua tarefa, separamos dicas que envolvem desde conhecer os veículos e os gastos, previsões de despesas, manutenções preventivas, gerenciamento de rotas, análise do desempenho dos condutores, metas e sistemas de gestão. Confira!

Dicas para aprimorar seu controle de frota

1. Faça a relação de todos os veículos da empresa

Para um controle de frota mais pontual, uma das primeiras atitudes a serem tomadas é manter uma lista atualizada contendo a relação de todos os veículos de propriedade da empresa. Nessa lista, precisam constar certos dados de cada veículo, tais como:

• Modelo e ano de fabricação;
• Potência do motor;
• Quilometragem percorrida e consumo;
• Custos de reparos.

2. Intere-se sobre gastos com combustível e manutenção 

De posse desses dados, é possível acompanhar as informações realmente relevantes a respeito dos veículos da frota, bem como detectar problemas de desempenho ou até oportunidades, como a necessidade de troca de algum veículo por outro mais recente.

Por exemplo: com base na avaliação do consumo de combustível, é possível verificar se algum modelo com motor 1.0 está com consumo de combustível superior a outros veículos melhores ou mais novos de motor 1.4, e assim avaliar a possibilidade de substituição do carro antigo, visando maior eficiência, agilidade e economia.

3. Mantenha atualizada uma previsão de despesas

Quando o assunto é manter um veículo em circulação, algumas das despesas mais básicas envolvem o consumo de combustível, bem como a comparação desses gastos em relação à quilometragem percorrida.

Manter dados como esses atualizados permite compreender quanto cada carro está gastando de combustível  e assim analisar esses custos para obter uma previsão das despesas e da regularidade com que elas ocorrem.

Outro exemplo de despesa para entrar nessa análise são os custos com manutenção periódica e preventiva, uma vez que o controle da qualidade dos veículos interfere diretamente em seu desempenho, reduzindo os custos com eventuais quebras ou até acidentes.

4. Mantenha em dia o controle de manutenção​​

Controlar a quilometragem percorrida pelos veículos da frota é imprescindível, especialmente quando isso implica em não perder de vista as datas de revisão dos carros.

Sabendo que cada peça de um veículo possui uma vida útil determinada, manter essas revisões em dia denota responsabilidade do gestor no controle de frota, uma vez que, caso sejam ignoradas ou mal feitas, acabarão desencadeando custos ainda maiores futuramente.

Além disso, muitas vezes a ausência ou a precariedade da revisão podem colocar em risco os condutores (e passageiros, se for o caso).

Manter em dia os controles de manutenção preventiva possibilita identificar o momento correto de troca de itens ou peças dos veículos que, eventualmente, precisem ser substituídas, evitando que ocorram problemas mais graves e que demandem custos maiores, com serviços de manutenção mais caros e complexos, o que deixaria o veículo mais tempo retido na oficina.

5. Viabilize as rotas para o seu controle de frota

Outro fator importante a ser levado em conta num controle de frota é a viabilidade das rotas. 

Quando um mesmo veículo consegue seguir um caminho que cumpra mais de um serviço ou permita atender a vários clientes na mesma rota, o custo/benefício será melhor, tanto para o consumidor quanto para o prestador de serviços, pois, além de reduzir a quantidade de viagens e minimizar custos com pedágios,  diminuirá também o tempo que cada cliente aguardará pelo atendimento.

Além disso, ao ter acesso às rotas precisas, caso surja algum cliente inesperado ou com alguma emergência, fica mais fácil e oportuno deslocar quem está mais perto para atendê-lo, garantindo bem mais agilidade e eficiência do que se fosse deslocado um veículo para cada chamado.

Além da contenção de despesas, o monitoramento da rota também é uma questão de segurança aos colaboradores, pois permite o atendimento mais rápido em caso de acidentes, e evita pontos de maior risco à vida do motorista. 

6. Avalie a performance dos motoristas

​Nem só de veículos se faz um controle de frota. É preciso envolver nesse controle as pessoas que os conduzem e saber, de fato, quem está ajudando a empresa a oferecer um serviço de qualidade.

Para isso, é preciso avaliar a equipe quanto à sua performance, desenvolvendo políticas internas que reconheçam os integrantes da equipe que obtiverem um bom desempenho ou, se for o caso, programas de treinamento a quem demonstrar que seja necessário.

Atualmente, há disponível sistemas de telemetria, que registram dados como acelerações bruscas ou freadas repentinas, além de informar a velocidade média do veículo, o que auxilia no diagnóstico da forma como o condutor dirige, e serve de parâmetro, por exemplo, para basear as demandas para oferta de um treinamento de direção defensiva.

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7. Determine metas

​Uma vez que todas as necessidades, informações e demandas da frota estejam devidamente mapeadas, fica mais fácil determinar metas de eficiência que alcancem um impacto mais efetivo e positivo nos resultados da empresa.

Ao ter em mãos, por exemplo, os custos demandados de combustível e as escolhas de rotas, é possível estipular regras para o uso do veículo dentro e fora do horário de expediente, otimizar os atendimentos separando-os por região e definir metas tanto de redução de gastos quanto de melhoria no desempenho.

Já quando se acessa os dados de velocidade, aceleração ou frenagem do veículo, pode-se utilizá-los inclusive para estipular metas quanto às práticas de direção ou até de sustentabilidade.

É possível também definir vários outros tipos de metas, para os mais variados departamentos, sendo essa uma das ações mais vitais de gerenciamento da frota para que o andamento do empreendimento se dê conforme o esperado.

8. Utilize sistemas de gestão no seu controle de frota

​Algumas empresas ainda utilizam meios manuais físicos para a gestão de frota, como planilhas de consumo de combustível e controle de quilometragem.

Apesar de esses métodos possuírem seu mérito, o ideal e recomendável é que se prefira os sistemas profissionais de gestão e controle de frota, uma vez que a tecnologia possibilita acompanhar com maior exatidão – e quase sempre em tempo real – cada um dos dados referentes à frota, rotas, gastos, consumo de combustível e até mesmo o comportamento dos condutores na direção.

Há diversas opções de ferramentas que executam esses gerenciamentos com perfeição, e que são igualmente aplicáveis tanto para frotas próprias quanto as terceirizadas.

Contudo, apesar das incontáveis possibilidades, cabe ao gestor de frota avaliar qual opção agrega da melhor forma a segurança nos dados ao controle das demandas de informação, conferindo maior praticidade e eficiência ao controle da frota e se adequando melhor à realidade da empresa.

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Ficou com dúvidas sobre como melhorar seu controle de frota ou quer saber mais sobre o assunto? Deixe seu comentário. Será um prazer ajudar!