Você sabe como criar uma planilha de controle de frota?

O controle de frotas necessita de um bom planejamento e detalhamento de seu gerenciamento. Com isso, elaborar uma planilha se torna uma maneira imprescindível para que isso aconteça.

Para que seja eficiente, uma planilha de controle de frota  precisa conter todas as informações relacionadas aos custos, fornecedores, prestadores de serviço, receitas, além de todo o histórico dos motoristas e veículos.

Ela serve de referência para um bom gerenciamento, sendo uma maneira rápida e econômica de auxiliar o gestor de frotas a alcançar os resultados através do domínio dos aspectos gerenciais por ela expostos.

Observe algumas maneiras de como realizar o gerenciamento de sua frota através de uma planilha!

Planilha de controle de frota: como criar a sua, passo a passo 

O primeiro passo é relacionar os dados e definir como estes serão tratados.

Recomenda-se o uso de planilhas no Excel ou as do Google, que contêm comandos e fórmulas fáceis e precisas.

Você deve criar as abas na seguinte ordem: 

1. Cadastre os veículos

Na primeira aba, cadastre os veículos. Começando da primeira coluna, inclua: modelo, placa, ano de fabricação, data da última revisão e motorista responsável, (quando houver).

2. Cadastre os motoristas 

Além de dados cadastrais como nome, idade e categoria da CNH, é possível acrescentar observações como incidência de multas e acidentes de trânsito, estilo de conduzir para a redução de custos, entre outras.

Essas informações podem ser facilmente obtidas quando a frota conta com softwares de monitoramento e rastreio, que geram esses dados com precisão.

3. Relacione as despesas com os veículos 

Para que a planilha de controle de frota atinja o objetivo de um bom gerenciamento, é preciso constar todas as despesas relacionadas aos veículos. Quanto mais detalhadas forem essas despesas, mais preciso será o controle.

As despesas com a frota se dividem em fixas e variáveis. Nas despesas fixas estão os custos como IPVA/DPVAT, depreciação, seguros de carga e de vida, salários.

Já nas despesas variáveis encontram-se os custos com manutenção, horas extras, diárias, ajudantes, multas, combustíveis.

Elas devem ser lançadas em colunas, mensalmente ou por dia, conforme o necessário.

4. Cadastre seus fornecedores 

Registre nome, CNPJ, data da última entrega, data do início da parceria e os custos gerados de cada fornecedor.

Ter na planilha de controle de frota essas informações permite avaliar se a parceria compensa financeiramente.

5. Liste seus prestadores de serviços 

Seguindo os mesmos dados dos fornecedores, todos os serviços prestados para a sua empresa e que geram custos também devem constar na planilha de controle de frota. Isso inclui serviços terceirizados, contratados por projetos ou avulsos. 

6. Registre as receitas 

Na planilha de controle de frota também deve ter uma aba para o registro dos lucros gerados pela empresa.

Dessa forma, comparando os gastos a curto ou longo prazo, você poderá analisar os resultados e, com o tempo, terá dados nos quais poderá basear as suas decisões, seja para aumentar seu lucro, trocar de fornecedores, ou qualquer outra necessidade.

Planilha de controle de frota no Excel

Após criadas as abas na sua planilha do Excel com os dados sobre cada segmento e matriz de custos dispostos, você fará o controle da frota.

Os tópicos a seguir, podem ser anexados nas abas já criadas, nas quais serão feitas as somas dos custos para compará-las com as receitas da empresa.

Essa soma nas planilhas do Google e Excel são feitas automaticamente através da fórmula =SUM(A2;A100), onde A2 é a primeira célula de uma coluna e A100 a última.

Pode também utilizar a fórmula selecionando todo o intervalo de células a ser somado e clicar no símbolo Σ na parte superior direita.

Como essas planilhas são feitas mensalmente, a cada mês crie uma cópia da planilha anterior, apagando todos os seus dados para começar uma nova.

O que registrar nas abas de uma planilha de controle de frota 

Controle de despesas com veículos

No cadastro dos veículos, em cada um deles acrescente as despesas com combustíveis, estacionamento, pedágios, manutenção e troca de peças, mão de obra, etc.

Controle de motoristas

No cadastro de motoristas, acrescente em colunas independentes as despesas com salários, horas extras, controle de ponto, folgas, licenças e afastamentos, valor de multas recebidas. 

Controle de manutenção de veículos 

Aqui entram as manutenções programadas. Elas devem ser inseridas em uma aba independente e conter, em cada coluna, data da última revisão, detalhamento de peças e componentes trocados, registros de defeitos apresentados, quando houver, resumo de troca de pneus, de óleo e de troca de fluídos.

Consumo de combustível 

Em uma outra aba, faça o registro diário do veículo quanto à quantidade abastecida, custo total e local de abastecimento.

Ao fim do mês, faça a soma e acrescente no controle de despesa dos respectivos veículos.

Troca de pneus 

Esse é um dado que deve constar na aba de controle de manutenção, pois não são trocados na mesma proporção em que se realiza um abastecimento.

Mas quando a frota for grande, pode ser que a troca seja recorrente, portanto, uma solução talvez seja adotar um software de gerenciamento de frotas.

Troca e reparo de peças e componentes 

Esses dados também devem ser registrados na aba manutenção. Mas para um controle mais minucioso, o ideal é criar uma aba à parte com detalhamento do custo de cada peça, o fornecedor, data e hora da troca e histórico de revisões.

Controle de despesa com pedágios 

Crie uma aba à parte para o controle de pedágios, fazendo os lançamentos diários. Ao fim do mês, faça a soma e acrescente no controle de despesas com veículos,  analisando o total mensal.

Controle de despesa com estacionamento 

Registre em uma aba e analise os custos extras como multas e atrasos quando um motorista estaciona em local proibido, e lance diariamente os custos com estacionamento.

Tenha uma aba para reconhecer e analisar os seus resultados

Obviamente você não precisa utilizar todas as abas sugeridas aqui, afinal, sua planilha deve conter dados que sejam necessários para o controle de sua frota.

Por isso, pode deixá-la da maneira que mais lhe seja útil, mas não esqueça de criar uma aba para reconhecer e analisar os seus resultados.

 Para isso, utilize uma fórmula, como a que sugerimos a seguir, para somar cada uma das despesas e receitas de sua planilha: =’Pedágio’!A30.

Nesse exemplo, será lançado em outra aba o valor da soma dos gastos com pedágio, supondo que esse resultado esteja na célula A30.

Inclua outras somas, fazendo então a soma total de todos os registros para obter o resultado de seu controle de custos.

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Para facilitar, você pode optar por um software

Criar e abastecer uma planilha de controle de frotas é uma tarefa diária e manual que demanda tempo e dedicação.

Por isso, você pode, então, utilizar uma tecnologia mais completa, como um software, que armazena funções de rastreamento, roteirização e telemetria, para facilitar sua gestão de sua frota.

No mercado, existe uma grande variedade de produtos. Basta pesquisar e escolher o que melhor irá atender suas necessidades.

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